Schritt 17: Datenbankjobs

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In manchen Fällen kommt es darauf an, viel Text möglichst einfach mit einigen Datenfeldern zu mischen. Die Datenbankjobs von TurboDB Studio sind für diese Aufgabe ideal.

Wenn Sie auf die bekannte Art und Weise einen neuen Datenbankjob zum Ordner Kunden hinzugefügt haben, befinden Sie sich im Texteditor, um den Text für Ihren Serienbrief einzugeben. Der könnte z.B. so aussehen:

Autohaus Hopfinger

Karrenweg. 19

95673 Radstadt

 

 

$Vorname $Name

$Straße

$PLZ $Ort

 

 

                                            Radstadt, den $heute

 

 

 

Sehr geehrter Herr $Name,

 

nach unseren Unterlagen haben Sie kürzlich einen $Fahrzeug.Bezeichnung der

Firma $Fahrzeug.Hersteller bei uns erworben.

Leider wurde für dieses Fahrzeug ein sicherheitskritischer Produktionsfehler

bekannt, der schnellstmöglich repariert werden muß.

Wenden Sie sich deshalb bitte umgehend an unsere Zentrale in Radstadt.

 

 

Mit freundlichen Grüßen

 

 

Alois Hopfinger

Wie Sie sehen, besteht ein solcher Datenbankjob aus ganz normalem Text, in den die gewünschten Datenfelder eingefügt und mit $ gekennzeichnet werden. Wie das Ergebnis aussieht, können Sie sofort mit Datenbankjob/Vorschau bzw. [F9] kontrollieren.

Leider hat dieser Brief einige Unzulänglichkeiten. Der auffälligste Fehler ist, dass auch weibliche Kunden wie beispielsweise Paula Bolte mit "Herr" angesprochen werden. Das darf natürlich nicht sein. Um Probleme wie dieses zu lösen, gibt es spezielle Kommandos für Datenbankjobs, die sich durch einen Punkt in der ersten Spalte von normalem Text unterscheiden. Ersetzen Sie Zeile

Sehr geehrter Herr $Name,

durch die folgenden Zeilen:

.FALLS $Geschlecht = weiblich

Sehr geehrte Frau $Name,

.SONST

Sehr geehrter Herr $Name,

.ENDE

Wenn Sie es bevorzugen, können Sie anstatt der deutschen Begriffe FALLS, SONST und ENDE natürlich auch deren englische Pendants IF, ELSE und END benutzen.

Wahrscheinlich sehen Sie schon, was passiert. Durch das Kommando FALLS wird je nach dem Wert des Datenfeldes Geschlecht eine der beiden Anredezeilen ausgesucht und gedruckt. In der Druckvorschau erkennen Sie, dass alle Kunden jetzt mit der ihnen zustehenden Anrede angesprochen werden.

Prinzipiell gilt:
Eine Zeile, die mit einem Punkt beginnt enthält Befehle und wird nicht gedruckt. Die Befehle können entweder Kommandos wie FALLS, SONST und ENDE sein oder Steuerbefehle für den Drucker. Zu letzteren gehören beispielsweise PO und MT, mit deren Hilfe Sie den linken und oberen Seitenrand (Page Offset und Margin Top) einstellen können. Wenn Sie also einen Rand von acht Spalten links und vier Zeilen oben haben möchten, tragen Sie zu Beginn des Serienbriefs die Zeile

.PO 8, MT 4

ein.

Eine Beschreibung aller Möglichkeiten im Serienbrief bringt das Kapitel Datenbankjobs erstellen.